Restaurant Expense Management: A Step-by-Step Guide

Step 1: Access Restaurant Expenses

• Dalla dashboard principale, individua nella barra laterale a sinistra la voce sotto "Gestione magazzino"

• Fai clic su "Spese del ristorante" per aprire il modulo di gestione delle spese

Step 2: Expense Management Dashboard Overview

• Consulta le schede riepilogative con Ricavi, Spese, Costo del lavoro e Utile netto per il periodo selezionato

• Imposta un intervallo di date personalizzato con i campi "Da" e "A", poi fai clic su "Applica"

• Scorri verso il basso per vedere il grafico che confronta ricavi e spese nel tempo

Step 3: Cost Breakdown Tables

• Esamina l'"Incidenza dei costi sui ricavi", che mostra il costo per categoria come percentuale dei ricavi totali

• Controlla la tabella "Spesa per categoria" per il dettaglio di importi, voci e quota di ciascuna categoria

• Usa il "Confronto tra filiali" per confrontare ricavi, spese, utile netto e margine di tutte le filiali

Step 4: Refresh & Add Expense

• Usa il pulsante "Aggiorna" per aggiornare i dati della dashboard

• Fai clic su "+ Nuova spesa" per aggiungere manualmente una spesa

Step 5: Create New Expense

• Compila i dati della spesa: Titolo, Data, Categoria, Importo, Imposta, Valuta, Filiale, Stato, Fornitore, N. fattura, Metodo di pagamento e Note

• Fai clic su "Crea" per salvare la nuova spesa

Step 6: Expenses List Tab

• Fai clic sulla scheda "Spese" per vedere tutte le spese registrate

• Usa i menu a discesa dei filtri per ordinare per categoria, stato o origine e imposta un intervallo di date

• Consulta, modifica o elimina le singole spese dall'elenco

Step 7: AI Scans Tab

• Apri la scheda "Scansioni AI" per caricare scontrini o fatture

• Trascina un file oppure fai clic su "Scegli file" per caricarlo (accetta JPG, PNG, PDF, XLSX, CSV fino a 15 MB)

• Monitora lo stato di ogni file scansionato (ad esempio "in elaborazione") nella tabella "Scansioni recenti"

Step 8: Create Recurring Expense Template

• Fai clic su "+ Nuova ricorrente" per impostare una spesa ricorrente

• Inserisci i dati: Titolo, Categoria, Filiale, Importo, Valuta, Cadenza, Intervallo, Prossima scadenza, Stato attivo, Nome del fornitore e Note

• Fai clic su "Crea" per salvare il modello ricorrente

Step 9: Recurring Templates Overview

• Consulta tutte le spese ricorrenti programmate nella tabella "Modelli ricorrenti"

• Controlla gli "Andamenti rilevati" per le spese ricorrenti suggerite dall'AI in base alla spesa passata

• Fai clic su "Adotta" per creare automaticamente un modello ricorrente da un andamento rilevato

Step 10: CSV Import Tab

• Apri la scheda "Importazione CSV" per importare in blocco i dati delle spese

• Incolla direttamente il testo CSV oppure carica un file con "Scegli file"

• Fai clic su "Anteprima (simulazione)" per controllare i dati prima di importarli, poi su "Importa" per confermare

Step 11: Duplicate Review Tab

• Apri la scheda "Duplicati" per esaminare le possibili spese duplicate

• System groups suspected duplicates by vendor and amount (e.g., same invoice appearing multiple times)

• Controlla data, importo, numero di fattura e stato di ogni voce prima di eliminare quelle in eccesso

Step 12: Alerts & Tips Tab

• Apri la scheda "Avvisi & consigli" per vedere le anomalie di costo e i consigli generati dall'AI

• Controlla i "Consigli" per i suggerimenti dell'AI su come ridurre i costi

• Controlla i "Picchi di costo" per individuare andamenti di spesa anomali

• Fai clic su "Rigenera" per aggiornare le analisi generate dall'AI